Cette circulaire a pour objet de rappeler et de préciser les modalités d'intervention des délégués du Défenseur des droits au sein des établissements de l'administration pénitentiaire.

Cette déclaration, obligatoire, définit les droits des personnes quant à l’utilisation de leurs données personnelles par le Médiateur. Ce document détaille notamment les données personnelles qui peuvent être recueillies, la façon dont elles sont utilisées et les collaborateurs avec qui ces données peuvent être partagées.

Ce Mémento constitue un outil pratique pour analyser la recevabilité des réclamations, pour identifier les interlocuteurs pertinents dans différentes situations, pour organiser la transmission des dossiers significatifs et pour préparer des actions de promotion des droits.

Cette procédure a été détaillée dans le cadre du processus de gestion de la qualité (norme ISO 9001-2015) visant à améliorer de manière continue les performances de l'institution. Cette procédure permet d'assurer une uniformité et une cohérence institutionnelle relativement au traitement des réclamations.

Ce règlement précise la procédure de traitement des réclamations. Les chapitres du règlement abordent notamment la saisine du Médiateur, le traitement de la réclamation, les relations avec les autorités administratives et les services administratifs ainsi que le secret professionnel, le respect de la vie privée et les conflits d'intérêts.

Ce document est joint systématiquement à l’accusé de réception des réclamations afin d’attirer l’attention des réclamants quant à l’importance d’épuiser les voies de recours administratif ou juridictionnel avant de saisir le Médiateur. Il explique également les types de réclamation que peut traiter le Médiateur.